Wie du das perfekte Meeting mit deinen Kunden durchführst

 

Verzweifelst du bereits bei dem Gedanken an ein weiteres Meeting?

Fühlst du dich ausgebrannt, nachdem du den ganzen Tag mit Kunden gesessen hast?

Was, wenn Meetings nicht in „Meeting-Müdigkeit“ enden würden, sondern du stattdessen deine Meetings energiegeladen und begeistert verlässt?

Manche haben tausende Stunden in Meetings verbracht. Sie wissen nicht nur, wie man sie produktiv gestaltet, sondern auch, wie sie unerlässlich für den Erfolg eines Projekts werden.

Eine kurze Geschichte...

Jan leitete ein Meeting in Frankfurt am Main. Es war gefüllt mit Unternehmern, die sich die ganze Woche über in den Haaren lagen.

Die Spannung war so greifbar, dass man sie hätte schneiden können.

Also startete Jan das Meeting er startete das Meeting so:

Er erzählt von seinem Kind in einem Superheldenkostüm

Um die Offenheit in dieser Gruppe zu fördern, stellte Jan diese Frage:

„Dreht euch zu eurem Nachbarn und findet heraus, welche Superkraft er hat, wieso und wie passt es in sein unternehmen?.“ Das brachte jeden dazu, etwas Persönliches über sich preiszugeben. Und am Ende des Meetings sagte jemand zu Jan...

„Wow! Wir haben noch nie erlebt, dass eine Gruppe so gut interagiert hat.“

Wie? Durch die Strategien, die du in diesem Artikel lernen wirst!

Am Ende dieses Beitrags wirst du verstehen, wie du deine Meetings nützlicher und ansprechender gestalten kannst — was zu besseren Projekten und größeren Erfolgen für dich und deine Kunden führt.

 

4 Prinzipien für bessere Meetings

Um bessere-Meetings zu führen, gibt es 4 Prinzipien, die du umsetzen wirst.

Raum

Oft präsentiert jemand einen linearen Gedankengang. Das Problem dabei ist, dass es nicht genügend Pausen gibt, um anderen Raum zum Denken zu geben. Du möchtest Pausen — oder „Raum“ — in deinen Meetings schaffen, um Dialoge zu ermöglichen. Im Dialog entstehen neue und spannende Ideen.

Sicherheit

Ein effektives Meeting ist eines, bei dem es sicher ist, laut zu denken.

Manche Menschen sind von Natur aus ruhiger. Sie möchten vielleicht teilen, aber ihr Temperament hält sie zurück. Oft sind es aber gerade diese Personen, die interessante, nützliche Ideen haben.

Wenn du es sicher machst, laut zu denken und jeden einzubeziehen, erhältst du eine vielfältigere Mischung von Gedanken.

Kollaborative Offenheit

Direkt oder offen zu sein, kommt nicht allen von uns natürlich. Aber wenn du in einer kollaborativen Weise offen sprechen kannst, erhältst du das Beste aus beiden Welten. Du hast eine Agenda bei jedem Meeting, und das hat auch jeder andere. Kollaborative Offenheit geht darum, Wege zu finden, sich in der Mitte zu treffen. Opfere nicht alle deine Bedürfnisse für das Team, und sei nicht nur auf deinen Vorteil aus. Strebe danach, dass jeder gewinnt, und deine Meetings werden viel effektiver sein.

Verletzlichkeit

Wenn du Verletzlichkeit signalisierst, ist Gruppe kooperativer. Denke an das Beispiel von Jan, der das Bild seines Sohnes teilte und jeden bat, seine Superkraft zu teilen. Es gibt noch andere Methoden: Fragt dich zum Beispiel immer „Macht das Sinn?“, wenn du einen Punkt beendest. Er geht nicht davon aus, dass jeder seinen Punkt verstanden hat. Dies signalisiert Verletzlichkeit, denn er fragt, ob er klar genug war. Indem du verletzlich bist und deine Schutzmauern senkst, wirst du anderen das Gefühl geben, sich wohlzufühlen — und es hilft ihnen, kooperativer zu werden.

Zwei Taktiken: Bereite dein Meeting optimal vor

Jetzt, wo du die Grundlagen produktiver Meetings kennst, ist es an der Zeit, einen Rahmen zu schaffen, in dem diese stattfinden können.

Struktur

Erwarte nicht von jedem im Meeting, dass alle gesprochenen Worte im Kopf behalten werden. Beginne, Notizen zu machen. Verwandle den Dialog in eine Struktur. Viele Menschen lernen visuell, und indem du dem Meeting eine visuelle Struktur gibst, erleichterst du es ihnen, dem Gespräch zu folgen. Dies hilft auch dabei, zwischen Themen zu springen. Du kannst leicht zu bestimmten Themen zurückkehren, wenn sie direkt vor allen liegen. Indem du den Dialog aufzeichnest, kannst du zurückkommen und Pläne schmieden. Wenn jemand eine gute Idee vorschlägt, mach sie umsetzbar. Frage nach den nächsten Schritten.

Zuhören

In einem Meeting ist es genauso wichtig, auf das zu achten, was nicht gesagt wird. Oft liegen dort die zugrunde liegenden Spannungen. Wenn du diese Spannungen ans Licht bringen kannst, gibst du allen ein kollektives Aufatmen – und jeder kann mehr Fortschritte machen. Es könnte kurzfristig zu Konflikten führen. Aber auf lange Sicht wird es alles einfacher machen. Achte darauf, wenn Personen zögern. Das gibt dir einen Hinweis darauf, dass es eine zugrunde liegende Spannung gibt oder dass sie sich unwohl fühlen, etwas zu sagen. Und erlaube dir selbst, diese direkte Person zu sein. Ermutige die Gruppe, Entscheidungen zu treffen. Solange du es auf eine kollaborative Weise machst, werden die Leute es schätzen, dass du die Initiative ergreifst.

Werkzeug: Stelle bessere Fragen während deines virtuellen Meetings

Du verstehst die Prinzipien und hast den Kontext geschaffen. Mit diesen 4 Fragetypen leitest du deine virtuellen Meetings wie ein Spitzenberater.

Erkundend

Eine erkundende Frage schafft einen Raum, in dem sich jeder sicher fühlt, einen Beitrag zu leisten. Oft wird eine erkundende Frage an eine ruhigere, introvertiertere Person gestellt, damit sie ihre Gedanken teilen kann. Beispiel: „PERSON, wie hängt das mit deiner Arbeit zusammen?“

Provokativ

Eine provokative Frage bringt das zur Sprache, was nicht gesagt wurde. Sie dient dazu, eine Umgebung kollaborativer Offenheit zu fördern.

Beispiel: „Wir haben noch nicht über THEMA gesprochen. Was können wir tun, um dies voranzutreiben?“

Verbindend

Eine verbindende Frage nutzt deine Meeting-Notizen – identifiziert mögliche Verbindungen zwischen verschiedenen Ideen, um neue Möglichkeiten zu schaffen.

Beispiel: „Können wir diese zwei Ideen kombinieren, um etwas Interessantes zu schaffen?“

„Dumme“ frage

Eine „dumme“ Frage ist eigentlich nicht dumm – es ist einfach eine Frage, die Verletzlichkeit zeigt. Und weil sie das tut, ist es die mächtigste Frage, die du stellen kannst.

Beispiel: „Das klingt vielleicht grundlegend, aber kannst du erklären, warum das wichtig ist?“

 

Aktionsschritt: Mach dein nächstes Meeting zum besten bisher

Du musst nicht mehr verzweifeln bei dem Gedanken an ein weiteres Meeting. Mit diesen Prinzipien, Taktiken und Werkzeugen werden deine Meetings engagierter, produktiver – und sogar spaßiger. Dein Aktionsschritt für diesen Artikel ist, 4 dieser Fragen während deines nächsten virtuellen Meetings zu stellen – und Notizen dazu zu machen. Jan verwendet Dropbox Paper und Google Docs, um Notizen zu machen. Er hat auch mit Mural experimentiert. Welches Tool du auch nutzt, mache Notizen! Vor allem aber denke daran: Führungskräfte – deine Kunden – sind umgeben von „Ja-Sagern“.

Du positionierst dich als ihren vertrauenswürdigen Berater, indem du den gegenteiligen Ansatz wählst. Beschönige nichts und sage ihnen, wenn sie falsch liegen. Sie werden dir noch mehr vertrauen, weil sie wissen, dass sie sich auf dich für objektivere Ratschläge verlassen können.

 

 

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